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こんにちは！一條 彰(経歴)です。
この記事では英語のプレゼンに使うスライドの中でも(最も重要な役割の一つであるにも関わらず)意外にも多くの人が軽視している目次の書き方について解説します。
実はプレゼン用スライドに書く目次についてしっかりと正確に解説をしているホームページを(2021年8月現在)確認することができませんでした。
中には間違った情報がGoogleで上位表示されているケースも散見しました。
これだけ誤った情報がネット上で溢れているということは、日本人の多くが間違った情報源を参考にプレゼン用スライドの目次を書いている可能性が高いのではないか？と想像しています。
ところでご存知でしょうか？
残念なことですが、プレゼン用スライドの目次を適当に書くと、かなり高い確率でプレゼンが失敗に終わります。
でもあなたは本当にラッキーです！
この記事から英語版プレゼンスライドの目次の書き方について正しい知識を身につけることができますから。
また、書き方以外にも、
- 目次で聴衆に魅力をアピールするコツ
- パワーポイントの機能をフル活用した目次の書き方
- 優れた英文スライド目次のサンプル
- プレゼンで目次を解説する際の注意点
など、英語のプレゼン用スライド目次に関する情報を徹底解説しています！
あなたが求める情報がこの記事から必ず見つかりますので、ぜひ最後までこの記事をお読みくださいね！
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英語のプレゼン用スライドの目次について2つの誤解
実は、英語のプレゼン用スライドの目次について、多くの日本人が誤解していることが２つあります。
その2つは
- 目次をAgendaやOutlineと混同している
- 目次の役割が正確に理解されていない
です。
今からその2つについて解説します。
(1)目次をAgendaやOutlineと混同している
目次を英語ではTable of Contentsと言います。
そして、一般的にTable of Contentsは、大量の情報の中から欲しい情報を探し出す際に用いられる個々の情報毎に割り振られた目印を指します。
例えば、辞書や小説などの書籍の場合、どのページ番号から各節・章が始まるかを示し、ネット上にある目次ならば各節・章へのリンクが用意されているケースがほとんどです。
ところで英語のプレゼンでは、冒頭のスライドでプレゼンテーションの概要を聴衆に解説することが多いです。
そして、日本人の多くはその概要を目次と誤って理解しています。
プレゼンテーションの概要はTable of Contentsではなく、正しくは、AgendaやOutlineです。
無論、AgendaやOutlineはTable of Contentsとは全くものが異なります。
↓の絵で見ると違いが一目瞭然です。
いつの頃からかわかりませんが、多くの日本人が英語のプレゼン用スライドの概要を目次と誤った言葉で理解しそれが定着してしまったのです。
ですから、あなたが外国人にプレゼンで説明するプレゼンの目次は、実は目次ではなくプレゼンの概要であることを理解しておくことが必要です。
実際に説明する際も、Table of ContentsではなくAgendaやOutlineと言う様に注意が必要です。
(2)AgendaやOutlineの役割が正確に理解されていない
AgendaやOutlineは、聴衆に「プレゼンの中で伝える情報を”案内するだけ”」と多くの方が理解していますが実はそれ以外に大切な役割を果たします。
それは、聴衆にプレゼンに対して興味を持ってもらうことです。
つまり、AgendaやOutlineの説明が悪ければ、聴衆はプレゼンに対し一瞬で興味を失ってしまうのです。
ですから、それらを魅力的に書くスキルが求められます。
凡庸で魅力を感じない文言が記載されていれば聴衆は冷めてしまい絶対にプレゼンは成功しません。
ですから、この記事で英語のプレゼンスライドに書くAgendaやOutlineを魅力的に書くコツ学びご自身のプレゼンに役立ててくださいね。
次に具体的に目次の書く方法について解説させていただきます。
魅力的な英語のプレゼン用スライドの目次の書き方5つのポイント
魅力的な英語のプレゼン用スライドの目次(Agenda/Outline)を書くには以下5点に注意することが大事です。
- 言葉遣い
- ひとつひとつの文言の長さ
- 項目数
- 文体を合わせる
- 目次を書く順
ひとつひとつ解説させていただきます。
(1)言葉遣い
人は前向きな言葉に惹かれます。
その為には、極力明るくポジティブな気持ちになる単語を採用しましょう。
また、無礼な言葉、下品な言葉も避けた方が良いでしょう。
言葉選びには慎重になり注意して目次を書くことが大切です。
(2)ひとつひとつの文言の長さ
スライドを見易くするには、少ない単語で簡潔に書くことが求められます。
また、可能な限りテキスト数が少ない単語を用いることも大事です。
(3)項目の数
人はあまりにも沢山の情報に遭遇するとパニック状態になります。
人間が同時に処理できる情報量は多くても7つ。
その為、プレゼン用スライドに使う目次は多くても7つまでが良いです。
項目の数が少なければ少なくなるほど、聴衆に受け止めてほしいメッセージの数が減り反応率があがります。
ですから、伝えたいことがたくさんあっても、その中でも3つくらいに厳選した方が良い反応が取れるのでオススメです。
(4)文体を合わせる
不完全な文言なら不完全な文言だけで、完全な文章なら完全な文章だけ(疑問文含む)で統一することが大事です。
英語のスライドで良く話題になるのが、大文字をどのタイミングで使うかです。
実はこれ、会社/組織によってルールが異なりますが、英語圏で統一されたルールがある訳ではありません。
文章の最初と固有名詞は大文字にするのは世界共通のルールですが、これら以外の単語でどれを大文字にするかは組織の考え方により変わります。
会社によっては、文章の最初と固有名詞の頭以外に内容語(名詞、動詞、形容詞、副詞)の頭は全て大文字という決まりがあることもあれば、文章の最初と固有名詞の頭だけ大文字という会社もあります。
あなたが外資系企業にお勤めならば会社によってはルールがあるかも知れませんので確認することをオススメします。
日系企業ならば、恐らくルールが無い企業の方が多いのではないかと想像しています。
ひとつだけ言えるのは、プレゼン全体を通して一貫して同じルールでスライドを作ることが大事だと言うこと。
統一感が無いルールでスライドを作ると読み難く、聴衆にダラシがない印象を与えるので得策ではありません。
(5)目次を書く順
目次は、プレゼンテーション用スライドの前段に置かれますが、書くのはスライド作成作業の中で最後にするべきです。
プレゼンの内容と話す順序が決まり、もうこれ以上、スライドに修正がない状態で目次を書くと、後に修正する作業が発生しないから時間のロスが防げます。
でも時間のロスより頭を使う労力を削減できるのが非常に大きいです。
魅力的な言葉遣いでテキストの長さもコンパクトでバランスの取れた目次を書くのは想像するよりも大変な作業です。
高い品質で目次を書くには、プレゼンの内容が決まりスライドの順序も確定した後に書いた方が良いのです。
英語のプレゼン用スライドの目次をうまく説明するコツ
英語のプレゼン用スライドの目次(Agenda/Outline)は大体、表紙の次(2枚目)に登場します。
なので、プレゼンの題名を最初に説明し、次にこのプレゼンの中でお伝えする内容について簡単に説明すると良いでしょう。
具体的には以下の様に説明すると良いです。
(1)表紙の説明
“Hello, My name is (My Name). I am going to talk about (Topic of the presentation). [Before I start, I must remember to thank (supporter name1); and also acknowledge the support of (supporter name2) ]”
「こんにちは。私の名前は____です。____についてお話ししたいと思います。[オプショナル：初めに、このプレゼンを行うにあたり_協力者1さんに感謝し、又、協力者2さん の協力無しでこの場に立つことができなかったことを皆様にお伝えしたいと思います。]」
の様な感じで表紙の説明をすると良いでしょう。
表紙の説明で大切なのは、
- プレゼンのタイトル(何を話すか)
- スピーカーの名前
- [オプショナル：協力者がいればその人たちの名前]
を必ず口頭で伝えることです(その他、所属組織や日付けは口頭での説明は不要です。)。
では、次に、目次(Agenda/Outline)の説明について解説します。
(2)目次の説明
目次の説明ではプレゼンの構成について説明しましょう。
構成部数→各項目の内容の順で話すと良いです。
①構成部数
プレゼン全体が何部で構成されているかを説明します。
例えば、
“Here is the outline of my presentation. My presentation consists of the following sections…”
や
“I’d like to give you a brief outline of my presentation. It is divided into … parts.”
と伝えましょう。 次に、各項目の説明に入ります。
②各項目の説明
各盲目の前に、
“I will mention ~”
“I will touch on ~”
“I will speak about ~”
“I will describe ~”
“I will talk about ~”
をつけて項目を説明してあげると良いです。
項目を説明する際、First(まず), Then(次に), Finally(最後に)….の様に各項目を時系列を追って説明すると聴衆が聴こうとする姿勢が整います。
次の様なパターンが考えられます。
- First, … Next, … And finally, …
- First, … Then, … And finally, …
- First, … Second, … And finally, …
- Firstly, … Secondly, … And lastly, …
ぜひ使って見ましょう。
以上を勘案し実際に説明すると次の様になります。
↓の目次を使って説明してみましょう。
“This is the outline of my presentation.
It is divided into five parts.
First, I will talk about the productivity problems that many manufacturers’ sales departments have.
In this section, I will explain why productivity challenges occur in a typical company’s sales department and how much time is lost per day.
Then, I will explain how our Product A can solve the problem,
After that, we will actually show our Product A in action.
Then we will introduce you some of our customers who are using our Product A.
Finally, we will show you what they have to say. ”
「これが私のプレゼンテーションのアウトラインです。
私のプレゼンは全部で五部構成となっております。
最初に、多くのメーカーの営業部門が持つ生産性の悩みについてお話しします。
ここでは一般的な会社の仕組み上、営業部門で生産性が落ちる理由と1日にどれくらい時間を失っているかについて解説します。
次に我々の製品Aが営業部門が持つ悩みを解決するためにどの様な付加価値を提供できるかについて解説し、その後で、実際に我々の製品Aが動いている様子を見ていただきます。
そして我々の製品Aを活用しているお客様を紹介させていただいた上で、最後にお客様の声を紹介させていただきます。」
各項目を説明する際に、題名を読むだけでなく更に突っ込んでどういったことをお話しするのかを補足してあげるとより聴衆に高い関心を持ってもらえます。
目次のスライドの説明が終われば、本論に入りましょう。
自己紹介をどのタイミングで行うのか？という質問を良く聞きます。
大抵の場合、プレゼンの冒頭で行います。
順序は自己紹介→表紙→目次→本論が一般的です。
中には、
- 表紙→自己紹介→目次→本論
- 表紙→目次→自己紹介→本論
の流れで説明する方もおられますが、特にこれらが間違っている訳ではなく、上記の何かの順番で進めれば問題ありません。
自己紹介のやり方については↓でも解説しています。
英語のプレゼン用スライドの目次のサンプル
英語のプレゼン用スライドで最もよく使われるのが箇条書きタイプ。
シンプルにアイコンとボックスを使った↓の様なタイプ。
タイトル(この場合、”プレゼンタイトル名+目次”もしくは”目次”と書くのが一般的)を上部にいれて整理させるとスッキリしたデザインで○。
時間がなければ、↑の様にアイコンとボックスを使わずに文字だけでも大丈夫です。
ただ、文字だけだと殺風景過ぎて見栄えが悪いので↑くらいは作っても良いかなと個人的に思います。
次によく使われるのが、↓の様なタイプ。
最初のと何が違う？と疑問に思われる方がおられると思いますが、違いはレイアウトです。
↑の様なタイプだとAgenda slide template ppt.と書かれている場所にプレゼンに関係する写真やイラストを入れることも可能です。
絵の位置が左右逆になりましたが↓の様なイメージになります。
↑だと不動産に関するスライドであることが一目瞭然でわかり易いですよね？
また、↓の様にプレゼン全体の流れを説明すると共に重要度の高いトピックを他のトピックより目立たせて強調する様なデザインのものもあります。
特にデザインに決まりがある訳ではありませんが、目次のスライドは、プレゼンの内容と流れ、そしてそれぞれ話す内容の重要性が明確になれば良いと考えます。
まとめ：英語のプレゼン用スライドの目次の書き方について
英語のプレゼンに使う目次。 目次は英語だとTable of Contentsですが、日本人の多くは
- 目次をAgendaやOutlineと混同している
- 目次の役割が正確に理解していない
という問題を抱えているので、先ずはそれらの認識を正すことが大事です。
次に聴衆を魅了する目次を作るには、
- 言葉遣い
- ひとつひとつの文言の長さ
- 項目数
- 文体を合わせる
- 目次を書く順
に注意することが欠かせないことを説明しました。
そしてプレゼンの中で実際に説明する際のコツを解説し、サンプルスライドをお見せしました。
この記事から多くの方が目次のスライドについて学び、実際にプレゼンで成功されることを祈っております。
この記事を読むのに必要な時間は約 1 分です。
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