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こんにちは 一條 彰(詳しい経歴)です！
僕は学生時代、成績が悪くて、退学処分を受けそうになったことがあります。
そして学長室で詰められ、成績をあげる行動計画を説明する書類を提出！
無事、退学処分を免れ、そのまま卒業しています(ただし、その後、必死で勉強して卒業時点でGPAを4段階の3以上にあげています。)。
また、社会人になり、勤務先の会社が既存商権を失いそうになったことがありました。
こちらは役員から担当者レベルの僕まで、がん首揃えてお客様を訪問し、謝罪。
問題点を洗い出し、今後の改善活動を書類で明示し、失注を回避することができたのでした。
この様に、私自身、自作の英語の書類で二度ピンチを脱出することに成功しています。
そして、独立起業後には、英語の書類作成代行業という職業柄、お客様の依頼で
- 欧米の著名大学から退学処分
- 欧米の政府機関からの認可取り消し
- 欧米の著名企業とのトラブル
を回避するための書類を作成してきました(今のところ、相談にのって嘆願書を作成した件数は28で、成功率100%)。
この様なピンチを脱出するために学校や企業に提出する書類を”嘆願書(たんがんしょ)”と言いますが、あまり多くの日本人にその存在を知られていません。
でも、文化や言葉が異なる欧米人とつきあって生活をしていく上では、是非とも書き方を知っておきたい書類の一つです。
この記事では、
- 英語の嘆願書の特徴
- 英語の嘆願書の書き方
- 要望が通りやすい英語の嘆願書に仕上げる5つのコツ
について解説いたしました。
現在トラブルに巻き込まれていなくても、ふとしたタイミングでここに書かれた知識が役立つことがあるかもしれません。
知っていると必ず役に立つ英語の嘆願書について、ぜひこの記事を最後までお読みください。あなたが求める情報が必ず見つかります！
一條が英語の嘆願書でピンチを脱出した話
22歳でデポール大学に転入した年の冬、僕はこれまでにない大ピンチに陥りました。
風邪で体調を崩し３週間ほど寝込んだため、授業にまったく出席できず授業についていけなくなったのでした。
アメリカの学校って学業成績に関して生徒に課される責任が非常に重いんですよ。
基準点に１点でも足らないと即、退学処分になる。
それは留学生でも条件が同じです。
半年前にFラン大学からデポール大学に移ったことで、授業の難易度が一気にあがりました。
ただでさえ、ついていくのが大変なのに３週間も授業に出席できなかった。
なので全ての授業の期末試験で赤点を取ってしまったのでした。
(当たり前の結果なので、そこでがっかりして落ち込むことはありませんでしたが、)「どうやったら学校に残り続けることができるか？」と、この時ばかりは真剣に悩みました。
普通に頑張っても挽回するのは困難で、絶対絶命のピンチでした。
デポール大学は、ゴールドマンサックスやJPモルガンなどの超一流企業へ就職している卒業生が多く、僕も絶対に卒業したかったのですよね。
また、リンカーンパークという若者に人気の美しい街にあるキャンパスとシカゴ中の美人女子大生が集まる学校から退学処分になるのは、20代の僕にとっては耐えられませんでした！！！
デポール大学生徒会の写真。
男女比:3対1で美しい女子生徒が集まるこの学校から去ることは思春期真っ只中の僕にはありえない選択肢でした。
退学処分は絶対に避けなければならないこと。
「どうすんだ？」
足りない頭を必死にフル回転させた僕は、前期に講義でAを取っていた担任教授のAlex Papadoupoulos先生に泣きを入れることにしました。
後日一條はPapadopoulos先生に指示された通りの書類一式を用意し、学部長と面談。
かなり、詰められましたが、何とか退学処分を免れることに成功したのでした！
これ、サラッと書いていますけれども、僕の人生は本当にここで大きく変わりましたよ。
もしあのまま何もせずにいると、退学処分を受けて、下手するとビザも取り下げられて転校できずに日本に強制送還になっていたかもしれません。
Papadopoulos先生のおかげで学校に居続けることに成功し、学生時代を満喫、そして大学卒業後は超一流自動車部品メーカーの株式会社デンソーに就職することに成功。
これは僕にとって、一つの大きな人生のターニングポイントだったのです。
以降、先生には頭がずっとあがらない状態ですし、嘆願書の威力をここで初めて知ったのでした。
ではこれから一條が実際に退学処分を免れるためにどうやって嘆願書を書いたのか、順を追って説明します。
でもその前に、英語の嘆願書とは何か？をさらっと説明しますね。
そもそも英語の嘆願書とは
英語の嘆願書とは、PetitionもしくはAppeal Letterと言います。
欧米では、
- 退学
- 失注
- 権利喪失
などの処分を受けた時に、学校や企業、役所に事情を説明し許しを請う嘆願書を提出します。
日本では、何か問題を起こした時に、謝罪文を書くことはありますが、嘆願書を書くことはなかなかありません。
嘆願書を書くこと=言い訳をすることと受け取られ、「女々しい」と言う評価を受けて事態を悪化させてしまうことが多いからです。
一方で欧米圏では、トラブルが発生する度に嘆願書を提出することは当たり前です。
なぜなら
- 誤って処分されていること
- 主張・弁解しないことが逆にあなたを不利な状態に陥れること
が良くあるからです。
そのため、欧米社会で生活している方(含む日本の外資系企業勤務者)は、必ずと言って良いほど、嘆願書を作成する機会がある”筈”です。
でも、ほとんどの方は嘆願書の書き方を学校で習ったことがないのではないでしょうか？
ですから、僕がその書き方を説明することにしたのです。
ではこれから、実際に嘆願書の書き方を見ていきましょう。
英語の嘆願書の書き方
嘆願書の役割は大きく分けて3つあります。
- あなたが置かれた状況を説明
- あなたが受けた扱いが不当であることを訴える
- あなたが受けた処分を再考し覆してもらう
ことで、特に3番目が最も大切な役割です。
- 退学処分
- 降格処分
- 解雇
- 昇給の拒否
- ライセンス剥奪
といった処分に対して、その不当性をアピールし判断を覆すには、決められた書式にのっとり、丁寧に嘆願書を作成することが必要不可欠です。
今から、ステップ毎に英語の嘆願書の書き方を説明しますのでぜひ参考になさってください。
(1)最初にあなたの連絡先を書きましょう
誰が嘆願書を書いているかがわかるように、以下の情報を必ず書きましょう！
- 名前
- 住所
- 電話番号
- Eメールアドレス
日付も忘れずに書くようにしましょう！
(2)次に宛て先を書きましょう
嘆願書の受取先を明確にすることが目的です。
- *担当者の名前 (敬称 = Dr. Mr. またはMsは入りません。)
- **役職名
- 組織の名前
- 住所
*担当者名がわからなければ、Whomever it may concernsでも構いません。
**役職名がわからなければ、空白でも構いません。
(3)本文を書きましょう
本文は4つの段落で構成されます。
最初の段落を書く前に、敬称(Dear Dr. Mr. またはMs そして相手の名前)を書くことを忘れない様にしましょう。
①最初の段落
自己紹介をして、あなたが異議を申し立てる処分やあなたが取り巻かれた状況について説明します。
②第２段落
あなたの言い分を述べます。
もし先方の判断が事実を見落とした上で誤った判断をしているのであれば、あわせて、証拠を提示しましょう。
証拠は、関連書類を添付して、また文中にもそのことを記載しておきましょう。
③第３段落
あなたが受けた処分に対して相手に何をしてもらいたいのか？を述べてください。
- 処分を撤回してもらいたいのか？
- 処分の内容を変えてもらいたいのか？
- 話し合う機会がほしいのか？
欧米人は日本人と異なり、相手の心情を察することはいたしません。
ですので、必ず、相手にやってほしいことを文面で明確にするようにしましょう。
④第４段落
最後に、相手が嘆願書を読んでくれたことと、処分撤回に関して検討するために労力と時間を割いてくれたことに対してお礼を言いましょう。
また、相手が困らない様に
- 連絡先を記載しておいたり
- あなたが相手に連絡を入れる場合、どのようにいつ連絡を入れるかを書いておくと
好い印象を持っていただけます。
(4)嘆願書を締めくくりましょう
嘆願書は他の英語の手紙と同じように以下の順序で締めくくりましょう。
①結び文句
②名前
③手書きの署名(印刷する場合のみ)
④(必要に応じて追伸を書く。例.回答期限)
これらの情報が書き記されれば、完成です。
↓が見本です。
上の画像と同じテンプレートを下に貼り付けておきますので、よろしければダウンロードして加工してぜひご活用くださいね。
ただ、この嘆願書を加工して提出するだけではあなたの主張はほぼ100%の確率で却下されます。
そのため、次のセクションでは、高い確率で要望が通る嘆願書テンプレートの仕上げ方を解説します！
重要！要望が通りやすい嘆願書に仕上げる5つのコツ
あなたの要望を聞き入れて貰うために、以下5つの作業を必ず行った上で嘆願書を仕上げましょう！
(1)ルールの確認
嘆願書を書く前に、あなたが要望を出す案件について組織が定めたルールを確認してください。
あなたがルールを違反しているならば、嘆願書を提出しても処分が覆ることはまずあり得ません。
あなたがルール違反をしていないこと（もしくはルールがないので処分に対して調整の余地があること)を訴えて処分を取り下げてもらいましょう。
(2)担当者の確認
受取先の担当者が誤っていると、手紙が何人もの人の手を経ることになり 無駄な時間が経過します。
すると、問題の解決が遅れますし、最悪の場合、途中で手紙が紛失してしまう可能性があります。
最短で担当者に手紙が届くように、正しい宛先を確認して嘆願書を送付するように務めましょう。
(3)簡潔にまとめる
簡潔とは、
- シンプルな言葉の選択
- 短い文章を活用
- ロジックが破綻していない
されたものを言います。
①シンプルな言葉の選択とは
シンプルな言葉の選択とは、専門用語の代わりに日常用語を使ったり、難しい表現を小学生でもわかるように変えることを言います。
例えば、
I optate to orally cosume an apple. と書いてあったとします。
普通の人は、これ、何が書いてあるかわからなくて思考停止してしまいます。
なので、代わりに
I want to eat an apple. と書けば、中学生でも読める文章に変わります。
嘆願書の目的は、あなたの希望を相手に受け入れていただくことなので、誰が読んでも理解できる単語を使って文章を書くことが肝なのです！
②短い文章を活用とは
例えば、
The late 1950s was a key era for programming languages because IBM introduced Fortran in 1957 and John McCarthy introduced Lisp the following year, which gave programmers both an iterative way of solving problems and a recursive way.
(和訳：1957年にIBMがFortranを発表し、翌年にはジョン・マッカーシーがLispを発表したことで、プログラマーは問題を反復的、再帰的に解くことができるようになったため、1950年代後半はプログラミング言語にとって重要な時代となった。)
という長文を
The late 1950s was a key era for programming languages. IBM introduced Fortran in 1957. John McCarthy invented Lisp the following year. Consequently, by the late 1950s, programmers could solve problems iteratively or recursively.
(和訳：1950年代後半は、プログラミング言語にとって重要な時代でした。1957年にIBMがFortranを発表。翌年にはジョン・マッカーシーがLispを開発した。その結果、1950年代後半には、プログラマーは問題を反復的、再帰的に解くことができるようになっていた。 )
と言った複数の短文に置き換えることが可能です。
一つの文章に複数のアイデアを放り込むとどうしても長くなり複雑になってしまいます。
ですから、アイデア毎に文章を細かく刻んで、読者を悩ませない分かりやすい文章を書く方が良いのです。
③ロジックが破綻していないとは
ロジックが破綻していない文章とは、複数の複雑な情報が整理されてスムーズに流れている状態を指します。
論理展開とも言います。
嘆願書の場合、事実に焦点を当て、状況を説明、処分が誤っていると思う理由を説明、(必要に応じて証拠の提示)、処分の取り下げを要求するのが理想的なロジック展開です。
(4)丁寧な言葉遣いで書く
当たり前のことですが、嘆願書を読むのは人間です。
なので、相手の感情を逆なでするとろくなことがないのは自明です。
あなた自身が処遇が不当だと信じているので、怒りや批判口調で嘆願書を書いてしまいそうになる気持ちはよくわかりますが、絶対にそれは避けるようにしてください。
- 喧嘩口調や相手を挑発するような言葉遣いは避ける
- 怒りや苛立ちが感じられない文章
- 礼儀をわきまえた適切なトーン
で書かれているようにしましょう。
また、嘆願書は大切な書類ですので、必ず文法ミスやロジックの破綻などが無い様に提出する前に英語が母国語の人間にプルーフリーディング(英文校正)してもらうことをオススメします。
(5)最重要！補足資料を準備！
嘆願書はあなたの要望を処分を下した相手に伝える書類ですが、それ単体のみの提出ですと、相手はあなたの要求が妥当なものか判断できません。
そのため、要求が妥当であることを証明する書類も合わせて提出することが大切なのです。
例えば、僕が退学処分を受けそうになった時は、
- 担任教授の添え書き
- 生徒仲間の添え書き
- クラブの先生の添え書き
- 成績の改善計画書
などを添付して提出しました(提出する補足資料は、人により異なります。)。
あなたが嘆願書を提出するにあたって、どういった補足資料を提出すれば相手が納得するか？よく考えて資料を準備しましょう。
これであなたの要望がほぼ100%通る嘆願書を作成することが可能になりました！
簡潔に、そして内容を吟味し、十分な資料とともに提出しましょう！
1週間ほど経っても返事がない場合は、手紙の受取人にメールや2通目の手紙でフォローアップしましょう。
時間に余裕がない場合は、早めにフォローアップすると良いですね。
まとめ
英語の嘆願書とは、PetitionもしくはAppeal Letterと言い、欧米では、退学、失注、権利喪失など、事件が発生する毎に、学校や企業、役所に事情を説明し許しを請う嘆願書を提出します。
そして、これを提出するのは欧米の文化では当たり前です。
書き方については以下の順番で書く。
そして確実に要望を通すには以下の５つの作業を行うのが必要でしたね？
英語で文章を書くことが得意な方は、ここに書かれてあるノウハウを頼りに独力で嘆願書を作成することができると思います。
でも、英語で説得力がある嘆願書を作成できる能力は作文とは求められるものが異なります。
なので、初めてなら、失敗するリスクが非常に高いので、僕だったら独力で嘆願書を書くようなことは絶対にやりません。
多少のお金を払ってもプロに書類の作成を任せた方が確実だからです！
でも、お金の方が大事という方が中にはいらっしゃいますから、そうお考えになられる方はご自身で作成する方向で試されてみてくださいね。
緊急時で時間に余裕が無くて大変だと思いますけれども。
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