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こんにちは 一條彰 (経歴)です。
英語で書類を作成してお客様に送付された経験をお持ちでも、これまでに校閲サービスを受けたことがない方は少なくありません。
あなたは大丈夫でしょうか？
あなたが書いた英語の書類は国内外のライバル会社の社員が書いたものよりも高い品質で書かれていると自信を持っておっしゃることができますか？
英語には日本語には無いと多くの人に誤解されている敬語・謙譲語・丁寧語が実は存在していますが、あなたの書いた文章は読者にとって失礼な表現になっていないでしょうか？
実は現在はグローバル競争が激しくなり、多くの会社が英語で書類を作成する時に、校閲を外注していることをご存知でしょうか？
また、英語が母国語のトップクラスのビジネスマンも校閲サービスを積極的に利用していることってご存知でしたでしょうか？
この記事では多くの人が知らない
- 日本人ビジネスマンなら誰でも英語の校閲サービスを利用する方が良い理由
- なぜ英語が母国語の人が校閲サービスを利用するのか？
- 優秀な英語の校閲者が提供する付加価値
について徹底解説しています。
英語の校閲を外注しようかどうかで迷っておられるなら、この記事で校閲を外注するメリットとデメリットを明らかにしていますのでぜひ最後までこの記事をお読みくださいね。
あなたが探している情報が必ずこの記事から見つかります。
英語で校閲が欠かせない理由
英語は日本人が最も多く利用する外国語です。
グローバル化の影響で、国内でも英語を使う人が増え、昔と比べるとずいぶん多くの方が英語で意思疎通ができる様になりました。
小中高大と短い人なら6年間、長い人なら16年間学校で学ぶ言葉ですからなじみ深い言語でもあります。
そんな我々にとって身近な存在にある英語ですが、一般的に世界では、日本人はあまり英語が得意でないと思われています。
例えば、旅費を稼ぎながら旅行をするバックパッカーは、旅行先で皿洗いやホールスタッフなどの低賃金の仕事に就くことが一般的です。
でも、日本に来るバックパッカーのほとんどは最初から(比較的高い給与が支払われる)英語学校で教えて稼ぐことを念頭に来日しています。
また、我々日本人の英語力の低さは学力テストでも明らかになっています。
2019年のスイスの国際教育機関EF(Education First)の調査では、日本人の英語力はアジア人の中でも飛び抜けて低いことが判明しました。
出展:https://www.nippon.com/en/japan-data/h00594/japan%E2%80%99s-english-proficiency-drops-among-non-english-speaking-countries.html
英語が下手な人が多いことで世界的に知られる韓国や中国をぶっちぎって、日本の英語力は英語が第２言語の国の中で上から53番目という大変不名誉な数字を記録しています。
この様に、我々は最初から英語が苦手と色眼鏡越しに見られているため、第一印象で覆すことができなければ(世界で戦う)スタート地点に立つことさえ難しいのです。
これはビジネスでも同じです。
世界で戦うには、英語が母国語の人と同じくらい上手く文章を書く能力が必要です。
でも、その様なライティング力を身につけるには、まずイギリスやアメリカの学校で現地人と一緒になって英語を書く訓練を受けなければなりません。
そして、海外の一流企業などで優秀な上司から毎日ダメ出しを受けた上で繰り返し修正する地獄の様な血の滲む訓練を受けることで、初めて能力が身につくのです。
でも実際にそんなことをするのは現実的な選択肢ではありません。
代わりに、英語が母国語で且つ編集能力が高いプルーフリーダーにあなたの書いたテキストを校閲してもらって仕上げる方がよほど効率的です。
英語が苦手な日本人の書類は他の国籍の人よりも注意深く見られますので、誤字脱字無く文法も正しく筋が通った品質の高いものを準備することが必要なのです。
- 日本人が英語圏のビジネスで成功するには、欧米人に負けない高いレベルのライティング力が必要。
- 英語が母国語のプルーフリーダーに校閲してもらうと、少ない労力で高い品質の文章にしあがる。
英語が母国語の人が利用する校閲サービス
こちらの画像をご覧ください。
Googleで英語の校閲サービス(Proofreading Service)を検索した結果です。
広告だけで4つもあります。
そして、Proofreading Serviceを提供しているサイトがその下にもずらり。
信じられないかもしれませんが、そもそも英語が母語の人向けで文法や綴り(スペル)、内容の修正を行う会社が山の様に存在するのです。
英語は日本語と異なり、矛盾や例外が文法上に多く、英語が母国語の人たちでも文章を書くことは非常に大変なのです。
普段、気心の知れた相手とメールのやり取りをする場合は良いのですが、テキストの出来具合で大きく人生が変わる入学願書や、収入にダイレクトに跳ね返ってくる履歴書などの重要な書類では、英語が母国語の方達でも校閲サービスを利用されるのです。
そのため、英語が外国語でハンデがある日本人の我々が校閲サービスを利用しないと、校閲サービスを利用している海外のライバルに勝負で勝つことは難しいのです。
英語が母国語の人でも大切な書類には英語の校閲サービスを利用する
英語圏のビジネスで成功に欠かせないライティング知識
英語圏のビジネスで成功に欠かせないライティング知識を解説します。
これらを知ってるか否かで、ライティングの品質が大きく変わります。
校閲を依頼される時にも役立つ情報ですので参考になさってください。
1. 同じ書類でも英語の方が日本語のものより長い
例えば、機密保持契約書(英:Non-disclosure Agreement)は日本語だと数ページでおさまるのに英語だと長くなり、数十ページとなることも珍しくありません。
英語の場合、お互いに分かり合えないことを前提で契約書を作成するので、紛争になった時に明確な判断基準が必要になるので、目一杯条件(条項)を入れ込むのです。
一方で、日本語の場合、争いが生じても平和的に話し合いで解決することが一般的ゆえ、契約書には”別途話し合いで合意する”と書かれている条項が多く一般的にページ数が少ないのです。
この様に英語と日本語では書類を書くのに根本的な思想が異なるため同じ内容でも長さに違いがでるのです。
そしてこれは契約書だけではなく、どの様な書類でも英文で書かれた方が日本語のものより長いです。
アバウトな表現でも相手に通じる日本語と異なり、英語圏の人からすると日本人が書いた文章だと説明が不足していることが多いため、情報を補うために必ずと言って良いほど手直しが行われるのです。
2.英語圏ビジネス文書作成に欠かせない7つの原則
英語圏の書類では、ビジネスで成功するのに欠かせない７つの原則があります。
- Avoid Jargon/fancy words – 専門用語(隠語含む)/凝った言葉の使用を避ける
- Avoid providing too many choices – 読者に多くの選択肢を与えない
- Call to action – 読者に行動を促す
- Check tones – 文章を適切なトーンに調整する
- Clarify the reader’s merit – 読者のメリットを明確にする
- Keep it short and simple – コンパクトに短い文章で書く
- 5W1H – 5W1Hを使ってわかりやすく書く
これらの7原則に沿って作成された書類が良いものとされ、(読者の反応もよく)成果につながりやすいのです。
英語が母国語のビジネスマンでも、このルールに沿って書類を作成することが容易ではないために、校閲サービスを利用されるのです。
ご自身で書かれた英文をチェックされる際にも役立つと思いますので、これらのポイントをおさえておきましょう。
(1)Avoid Jargon/fancy wordsとは
専門用語(Jargon)/凝った言葉(Fancy Word)の使用を避けることを指します。
専門用語だと、例えば日本語で、トヨタ自動車系列用語で”号口品”というものがあります。
これは量産型で作られた量産品という意味(ややこしいですが、量産型で作られた試作品もあります。)ですが、関係者以外には何を言っているのかわかりませんよね？
号口品から量産品に置き換えると一般読者が読んでも疑問を持たないのでその様に修正します。
これをAvoid Jargon(わかりにくい専門用語を避ける)と言います。
一方で、凝った言葉の場合、英語で例えば、Roadmapと言う言葉があります。
このRoadmap、知的な耳障りの良い言葉としてコンサルタントがよく用いますが、実にアバウトな言葉なのです。
これだと、Strategic plan(戦略的計画)なのか Tactical plan(行動計画) なのか Set of instructions(指示)なのか不明瞭で受けては混乱してしまいます。
そのため、文章にする時には、上記3つのうちのどれかを選んでピンポイントな表現になる様に修正するのです。
凝った言葉とは、例えば、英語ではbona fideと言う言葉があります。
“誠実な”とか”真実の”という意味ですが、最初からgenuine やlegitimateという言葉に置き換えると読者は混乱しません。
Avoid Jargon/fancy wordsとは一般の読者が読んでも誤解なく理解してもらえる様に平易な言葉に置き換える作業なのです。
(2)Avoid providing too many choices – 読者に多くの選択肢を与えないとは
選択肢が多いと読者は混乱します。
出来れば2つの選択肢、多くても3つ程度に留めましょう。
また、主導権を自分のものにすることはビジネスの鉄則です。
読者に多くの選択肢を与えてしまうことで相手が優位に立つことを避けるために、最初から出来るだけ選択肢を少なくしておくのが良いのです。
Avoid providing too many choicesとは、ビジネスで自身の優位性を担保するのと、相手を混乱させない様な配慮から必要不可欠な対応です。
(3)Call to action – 読者に行動を促す
あなたの書類を読んでもらった後に読者に取ってもらいたい行動とは？
- 応募して欲しいのか？
- 電話して欲しいのか？
- 申し込んで欲しいのか？
- 入会して欲しいのか？
- 無料サンプルを試して貰いたいのか？
- 買って欲しいのか？
あなたが読者に取って欲しい行動を明確にしましょう。
Call to actionは日本語でもCTAと言って定着しつつありますね。日本語のビジネス文書は報告で終わっているものが多いので忘れがちになりますが、英語の書類を送付することで相手に何をして貰いたいかを明確に書く様にしましょう。
(4)Check tones – 文章を適切なトーンに調整する
日本語でもそうですが、友達に書く手紙とビジネスで書く手紙はトーン(調子)が異なります。
残念ながら、多くの日本人の方は、正しいトーンで英語の文章を書くことができていません。
10年間(会社員時代を含めると20年)、英語で書類を校閲する業務に携わり、
- おかしな丁寧語を使っていたり(もしくは全く使えていなかったり)
- 侮辱的/差別的な単語/表現が普通に書かれていたり
- 教養が無い人が書く様な下品な言葉が使用されている
書類を毎日の様に見かけます。
ビジネス文書では礼儀を尽くすことが大切です。
失礼が無い文章になっていないか？トーンを確認する様にしましょう。
例えば、能動態と受動態の違いがあります。
能動隊:
ビジネスでは、混乱を避けるために、能動態で書くことが鉄則です。
また、質問をする時でも丁寧な言葉を使うのが当たり前ですが、それができていません。
最近見た事例では、サンプルを試していただけませんか？の質問を Can I send you a sample?と書いてあるのを確認しました。
これは言葉遣いが乱暴なのに加えて適切な表現ではありません。
例えば、We would appreciate if you could try our sample and give us some feedback. と書けば、読者に感謝の意を表明した上でサンプルに関する感想を丁寧に確認することができます。
この様に英語を母国語の読者が不愉快に思う表現で書いた書類を”知らず知らずの内に”送ってしまわれている方が少なくありませんので、大切な書類は、事前にプロに校閲して貰うのが良いのです。
(5)Clarify the reader’s merit – 読者のメリットを明確にする
ビジネスでは取引を行うために文書を作成します。
そして、取引を行うには相手にとってメリットが無いとやる気を持って貰えません。
読者に行動をとってもらうためにどの様なメリットがあれば相手は動いてくれるでしょうか？
明確にお伝えしましょう。
メリットは読者の利益ですが、逆に読者の損失を訴えるのもありです。あなたの買いた文書に書かれた指示に対応しないとどんな被害を被るかを書くのも悪くありません。アメとムチをうまく使いわけましょう。
(6)Keep it short and simple – コンパクトに短い文章で書く
ビジネスで取引を行う相手は皆忙しく、文書を読むのにあまり時間を割きたくありません。
要点をかいつまんで分かりやすく短い文章で伝えることを心がけましょう。
例えば、こちらの文章ですが、そのままだと一文が長くて読んでいる間に混同してしまいます。
Because substitute teachers often work with students without knowing what those students actually know as they have not been teaching them throughout the year, they are likely to be worse at assessing student performance.
分解すると以下の様に3つの文章になりますが、こちらの方が分かりやすいですよね？
Substitute teachers often work with students without knowing what those students actually know.
This is because the substitute teachers do not teach the students throughout the year.
Because of this, they are likely to be worse at assessing student performance.
ビジネス文書を作成するには分かりやすい文章を書くことが必要。そして、分かりやすい文章にするには、一つの文章には一つのアイデアだけを書くようにするのが鉄則です。
(7)5W1H – 5W1Hを使ってわかりやすく書く
5W1HとはWho（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉です。
分かりやすい文章にするコツは、
最初に、Where（どこで）& When（いつ）を明らかにすることで日時を明確にし、頭の中で説明したい事項をイメージし易くします。
次に、Who（だれが）&What（なにを)を明確にすることで出来事が明確になり、誰がどの様な結果をおさめたか、事実関係を整理し易くします。
最後に、Why（なぜ）& How（どのように）を明確にすることで、結果がおきるまでに至った経緯が明らかになります。
この手法を用いることで、物事を説明する際に、欠けたパズルのピースを埋め込む様な感じで明らかになります。
分かりやすい書類を仕上げるには、このルール通りに情報を書き上げることが鉄則です。
5W1Hの言葉に加えて、WhomとHow Muchを入れて6W2Hというものが最近は定着しつつあります。
ビジネスで文書を作成する際、下の表をしっかり頭の中に入れておくことが大切です。
これらの原則をよく理解していないと見当違いな書類ができあがりますので、弊社ではビジネス文書を校閲するプルーフリーダーには必ずこの要素に漏れがないかという視点で校閲作業にあたってもらっています。
3.その他英文ビジネス文書作成に欠かせない知識
英語圏ビジネスで成功するには先述に加えて、英語圏の学校で学ぶ文章を書く基礎知識を抑えておくことが必要不可欠です。
(1)英文の7つの基本チェックポイント
高品質な英文ビジネス文書を作成するには上記以外にも、ブルーフリーダーは以下7つのチェックポイントを修正する能力も兼ね備えていなければなりません。
- 文法
- 綴り(スペリング)
- 使用している単語の適性感
- 書式(情報の配列と見栄え)
- 情報の配置・配列の妥当性
- 表現力(わかりやすさ、稚拙な表現になっていないか)
- 信憑性
7つのチェックポイントにつきましては↓に詳しく書きましたのでこちらをご覧ください。
(2)インターネット用SEOライティング
最近では、インターネットのホームページやサイトに書くテキストの校閲を依頼されることが少なくありません。
ホームページに書くテキストは、インターネットで特定の情報を探している利用者が検索エンジンにキーワードを打ち込むことで上位表示されるために不可欠なSEOライティングが用いられています。
SEOライティングは、上で触れたビジネス文書作成の7つの原則と英文の7つの基本チェックポイントで必要とされる知識とは異なるライティングスキルで、これを習得するには特別な訓練を受けることが必要です。
まとめ
英語が下手だと最初から色眼鏡越しに見られている日本人が英語圏のビジネスで成功するには、欧米人に負けない高いレベルのライティング力が必要です。
英語にはイレギュラーな文法ルールが多く、英語が母国語の人間でもビジネスに通用する文書を作成するのが簡単ではないため、校閲サービスを使うのが当たり前なのですから。
日本人が書く英語の文書は説明が足らないことや乱暴な表現になっていることがあり、それを気がつかずにお客様に提出していることがよくあります。
せっかく一生懸命書いても、知らない間にお客様に不快な思いをさせていれば最悪失注することもあり得ます。
でも、たくさんのルールを熟知しそれらを守って上手く書類を英語で書き上げるのは個人の能力だけでは限界がありますよね？
そのため、グローバル化で競争が激しくなった現在では、英語で書いた書類の校閲を外注することがもはやスタンダードとなりつつあるのです。
このように、英語の校閲サービスを受けるには、グローバルな環境で競争するのに不可欠な高品質のライティングアウトプットができるというメリットがあります。
デメリットは費用がかかることくらいでしょう(あと、能力が低い人に校閲を依頼すると費用が無駄になるので優秀な人材を見極められることが大切です。)
オフィース・Ichijoでは優秀な人材が校閲を担当させていただいておりますので、ご興味がお有りのようでしたら↓からお問い合わせ願います。
見積もりは無料です。
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